Пропускной режим: виды, организация и шаблоны документов

В современных организациях пропускной режим становится неотъемлемой частью системы безопасности. Этот механизм позволяет контролировать доступ на территорию предприятия, предотвращая несанкционированное проникновение сотрудников, посетителей и транспортных средств, а также защищая материальные и нематериальные ценности.

Многие компании внедряют пропускной режим как средство поддержания порядка и минимизации рисков на производстве. Существуют различные виды пропускных систем, которые можно адаптировать под потребности конкретного объекта.

Внутриобъектовый режим

Внутриобъектовый режим представляет собой обязательный комплекс мер, направленных на обеспечение безопасности на объектах массового посещения. Его главная задача — защитить как сотрудников и посетителей, так и материальные ценности и интеллектуальные ресурсы предприятия или учреждения.

Этот режим предполагает установление строгих правил и порядка, направленных на охрану территории объекта и повышение эффективности работы.

Объекты, подлежащие охране, включают:

• здания и сооружения (гостиницы, рестораны, детские сады, склады и другие постройки);
• прилегающую территорию (строительные площадки, участки объектов);
• транспортные средства;
• материальные активы;
• нематериальные ресурсы (информацию).

Основной задачей внутриобъектового режима является предотвращение несанкционированного доступа на объект, а также контроль за перемещением людей по его территории. Для достижения этих целей необходимо решить следующие задачи:

• установление четкого распорядка на объекте;
• разработка и согласование нормативной документации (инструкции, положения и другие регламенты);
• создание системы контроля доступа к объектам и документам;
• мониторинг соблюдения установленных правил и норм безопасности.

Охранные компании для эффективного введения режима проводят осмотр объекта, анализируют его внутренние документы, оценивают обязанности сотрудников и интенсивность посещаемости.

Пропускной режим

Пропускной режим в организации направлен на исключение бесконтрольного доступа сотрудников, посетителей и транспорта на охраняемую территорию, а также контроль за перемещением материальных ценностей. Для его реализации применяются как физическая охрана, так и технические средства.

Организация пропускного режима может осуществляться на отдельных участках (например, в цехе или лаборатории) либо на всей территории объекта (в школах, вузах и других учреждениях).

Пропускной режим на предприятии контролирует не только перемещение персонала и активов, но и доступ в конкретные помещения, своевременно выявляя возможные угрозы для компании и её сотрудников. Установленные на входе и выходе контрольно-пропускные пункты (КПП) помогают предотвращать террористические акты, особенно в местах массового скопления людей (торговые центры, школы, колледжи).

Охраняемыми объектами могут быть:

• гостиницы и отели;
• клубы;
• офисные и бизнес-центры;
• производственные предприятия;
• учебные заведения.

Пропуска различаются по материалу, назначению и сроку действия. Они могут быть:

• Бумажные, электронные или магнитные — в зависимости от материала изготовления.
• Материальные, персональные или транспортные — в зависимости от назначения.
• Разовые, временные и постоянные — по сроку действия.

Разовые пропуска используются для единовременного посещения объекта и требуют предъявления паспорта для идентификации.
Временные пропуска выдаются сотрудникам, работающим по контракту, и действуют на период контракта или командировки.
Постоянные пропуска предназначены для постоянных сотрудников и действуют до увольнения.

Также существуют специальные пропуска для транспорта, которые могут быть разовыми или регулярными. В них указываются марка автомобиля, номер и другие данные.

Все факты выдачи и утери пропусков фиксируются в специальных журналах на КПП, и при утере возможны штрафные санкции со стороны руководства.

Введение внутриобъектового и пропускного режима на предприятии позволяет:

• защитить предприятие и его территорию от террористических угроз;
• обеспечить защиту законных интересов компании;
• сохранить служебную и коммерческую тайну, а также права на интеллектуальную собственность;
• поддерживать производственную дисциплину и внутренний порядок;
• предотвратить кражу и порчу материальных ценностей и информационных ресурсов;
• минимизировать риски, связанные с несанкционированным доступом посторонних лиц;
• защищать законные интересы как работодателя, так и сотрудников.

Одной из целей пропускного режима является контроль за временем нахождения сотрудников на территории предприятия. Система отметок о приходе и уходе позволяет точно учитывать рабочее время.

При автоматизации пропускного режима этот учет можно вести в автоматическом режиме, устраняя необходимость ручного ведения табеля. Автоматизация пропускной системы также ускоряет проверку документов и снижает количество ошибок при допуске людей и транспорта на территорию.

Если работодатель решает усилить меры безопасности и ввести пропускной режим, согласие сотрудников на это не требуется при следующих условиях:

1. если предприятие самостоятельно организует пропускной режим
2. если порядок обработки персональных данных при его организации прописан в коллективном договоре или локальных актах работодателя.

Важно отметить, что обработка биометрических данных сотрудников для оформления пропусков возможна только с их письменного согласия. Если работник отказывается давать такое согласие, работодатель не вправе запрашивать его фото или видео, даже если это необходимо для пропуска на территорию (часть 3 статьи 11 № 152-ФЗ).

В случае, если контроль за соблюдением пропускного режима осуществляет сторонняя организация, использование данных сотрудников необходимо урегулировать в локальном акте работодателя, и отдельное согласие не требуется.

Как составить положение о пропускном режиме: основные моменты

Положение о пропускном режиме должно содержать цели и задачи системы безопасности, принципы её организации, а также виды угроз и ресурсы, подлежащие защите. Важно, чтобы пропускной режим был частью общей системы безопасности и соответствовал действующему законодательству, уставу предприятия и внутренним нормативным актам.

Работодателю потребуется подготовить следующие документы:

• Положение о пропускном и внутриобъектовом режимах;
• Положение о допуске подрядных организаций;
• Приказ об организации пропускного режима;
• Должностные инструкции для сотрудников охраны.

Положение о пропускном режиме должно включать разделы:

1. Общие положения;
2. Цели введения пропускного и внутриобъектового режимов;
3. Порядок доступа на территорию и вынос материальных ценностей;
4. Контроль рабочего времени;
5. Способы обработки и хранения данных;
6. Ответственность за нарушение пропускного режима.

Также необходимо издать приказ об утверждении положения о пропускном режиме с приложениями, содержащими:

• Список лиц, ответственных за выдачу пропусков;
• Формы журналов регистрации;
• Шаблоны пропусков и заявок.

Если на территории предприятия работают сотрудники подрядных организаций, порядок их допуска нужно урегулировать в отдельном локальном акте.

Как оформить приказ об организации пропускного режима

После разработки регламентов издаётся приказ, устанавливающий дату введения режима и назначающий ответственного за его контроль.

Как правило, за организацию контрольно-пропускного режима отвечает начальник службы безопасности, а его практическую реализацию осуществляют сотрудники охраны. Они обязаны знать правила режима, порядок пропуска сотрудников и посетителей, а также процедуры ввоза и вывоза ценностей.

Ответственным сотрудникам поручается ведение журналов учета посетителей и регистрации транспортных средств. Необходимо также составить список транспортных средств, которым разрешён въезд на территорию, и организовать осмотр транспорта перед въездом.

Требования по соблюдению пропускного режима доводятся до каждого сотрудника, а за нарушения проводится административное расследование с применением дисциплинарных мер.

Часто задаваемые вопросы

Кто несет ответственность за организацию данных режимов?
Обычно за организацию пропускного и внутриобъектового режимов отвечает руководство службы безопасности предприятия. Если у компании нет собственной охраны, может быть заключен договор с частной охранной организацией, сотрудники которой возьмут на себя эти функции.

Кто может обеспечивать охрану предприятия?
Охрану объекта могут осуществлять сотрудники вневедомственной охраны, подразделений ОВД, а также частные охранные предприятия, с которыми заключен договор. Кроме того, компания может создать собственный отдел безопасности для выполнения этих задач.

Как часто нужно менять пропуск на объект или в категорированное помещение?
В большинстве организаций постоянные пропуска меняются каждые 3–5 лет. Раз в 1–3 года предприятия могут проводить перерегистрацию пропусков, обновляя полномочия сотрудников и внося необходимые изменения в документы.

Что делать в случае утраты пропуска?
При утере пропуска сотрудник обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю или начальнику службы безопасности. Ответственные лица должны принять меры для предотвращения несанкционированного доступа на объект по утерянному пропуску. За утрату пропуска могут быть предусмотрены дисциплинарные или административные санкции.

Единый Всероссийский Институт Дополнительного Профессионального Образования предлагает широкий спектр программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации в формате онлайн. Мы предоставляем обучение по актуальным направлениям с получением дипломов и удостоверений государственного образца, которые вносятся в реестр ФИС ФРДО!

Пропускной и внутриобъектовый режимы — это не ограничение прав сотрудников, а способ обеспечения дисциплины и безопасности на предприятии.

Эти режимы позволяют предотвратить преступные действия и обеспечить защиту здоровья и жизни сотрудников, а их организация должна быть поручена профессионалам в области безопасности.